Ticari Defterlerde Yeni Dönem

Ticaret Bakanlığı'nın, ticari defterlerin elektronik ortamda tutulmasına yönelik dijitalleşme çalışmaları uzun süredir gündemdeydi. Bu konuda yeşil ışık yakıldı ve İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ (Tebliğ) 14 Şubat 2025’te Resmî Gazete’de yayımlandı.

Tebliğ’de; ticari defter niteliğinde olan (i) pay defteri, (ii) yönetim kurulu karar defteri, (iii) müdürler kurulu karar defteri ile (iv) genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda saklamasına ilişkin usul ve esaslar düzenleniyor.

Tebliğ kapsamında:

- 1 Ocak 2026 tarihinden itibaren ticaret siciline tescil edilen şirketler,

- Kuruluş ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlık iznine tabi anonim şirketler

defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü. Tebliğ kapsamında yer almayan şirketler ancak isterlerse bu defterlerini elektronik ortamda tutabilecek.

Defterler, Ticaret Bakanlığı tarafından oluşturulan Elektronik Defter Sistemi (Sistem) üzerinden yönetilecek. Sistem’e dair önemli hususları aşağıda sizler için derledik.

- Kuruluşlarından itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde defterler, şirketin ticaret siciline tescil edilmesiyle eş zamanlı Sistem’de oluşturulup aktif hale getirilecek.

- Sonradan bu yükümlülük kapsamına giren şirketler, en geç iki ay içinde; defterlerini ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmak isteyen şirketler ise bu kararın alındığı hesap dönemi içinde notere başvurarak fiziki defterlerinin kapanış onayını yaptırmaları gerekecek.

- Defterler, Bakanlık tarafından muhafaza edilecek. Defterlerin güvenli bir şekilde saklanması, gizliliği, erişilebilirliği ile her işleme ait bilgilerin kayıt altına alınmasından Bakanlık sorumlu olacaktır.

- Maddi hatalar, Sistem kullanıcısı tarafından düzeltilecek ve düzeltmenin maddi hata nedeniyle yapıldığı Sistem’de ilgili alanda belirtilecek.

- Tebliğ hükümleri uyarınca defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamayacak.

Tebliğ, 1 Temmuz 2025 tarihinde yürürlüğe girecek.

Dijitalleşmenin hukukun her alanındaki etkisi her geçen gün daha da belirginleşiyor. Bu düzenleme ile şirketlerin bilgi güvenliği standartlarını yükseltmek, ticari kayıtların hem doğrulanabilirliğini hem de erişilebilirliğini güvence altına almak ve bürokrasiyi azaltmak hedefleniyor.

İlgili Tebliğ’e buradan ulaşabilirsiniz.