Ücret Bordrolarının Çalışanlara KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Aracılığıyla Tebliğ Edilmesi ve Delil Niteliği

1. Giriş

Çok sayıda çalışana sahip olan ve/veya yönetim merkezinden uzak çalışılan işyerlerinde, işverenlerin yasal mevzuat gereği çalışanları yazılı olarak bilgilendirme yükümlülüklerinin yerine getirilmesi zorlaşmakta ve işverenlerin yükü her geçen gün artmaktadır. Dijitalleşmenin yaygınlaşmasıyla birlikte işverenlerin bildirim yükümlülüklerini elektronik ortamda yerine getirip getiremeyecekleri tartışma konusu olmaktadır. İşbu yazımızda işverenin çalışanı yazılı olarak bilgilendirme yükümlülüğünün bir örneği olan ücret bordrolarının çalışanlara tebliğinin KEP aracılığıyla yerine getirilip getirilemeyeceği ve iş ilişkisinden doğan uyuşmazlıkların çözümünde delil teşkil edip edemeyeceği hususlarını mevzuat, doktrin ve Yargıtay kararları çerçevesinde değerlendirmekte ve konuya ilişkin görüş ve önerilerimize yer vermekteyiz.

2. İşverenin Bilgilendirme Yükümlülüğü

4857 sayılı İş Kanunu’nun (“İş Kanunu”) “Yazılı bildirim” başlıklı 109. maddesinde “Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. Ancak, 7201 sayılı Kanun kapsamına giren tebligat anılan Kanun hükümlerine göre yapılır.” denilmek suretiyle işçilere İş Kanunu’nda yapılması öngörülen bildirimlerin yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması, işçinin imzadan imtina etmesi halinde bu durumun o yerde tutanakla tespit edilmesi gerektiği ifade edilmiştir. Bu sebeple işçi ve işveren arasındaki ilişkiden kaynaklanan uyuşmazlıklarda savunma istemi, uyarı ve fesih gibi bildirimlerin İş Kanunu’nun 109. maddesinde öngörülen usule göre işçiye tebliğ edilmesi gerekmektedir.

İş sözleşmesinin asli unsurlarından olan ücret işverenin bilgilendirme yükümlülüğü kapsamında önemli bir yere sahiptir. Nitekim kanun koyucu tarafından ücret ve ödeme belgelerini bildirim muhtelif yasal mevzuat çerçevesinde özel olarak düzenlenmiştir. Bu kapsamda, i) İş Kanunu m. 37’de “Ücret hesap pusulası” ii) 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (“SSGSS Kanunu”) m.102/(e)-5’te “Aylık ücret tediye bordrosu” ve iii) 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (“VUK”) m. 238’de “Ücret bordrosu” düzenlenmektedir. İşbu yazımızın konusunu oluşturan ücret bordroları İş Kanunu çerçevesinde ele alınacaktır.

3. Ücret Bordroları ve Hukuki Niteliği

İş Kanunu’nun “Ücret hesap pusulası” başlıklı 37. maddesinde yer alan “İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.” hükmü uyarınca işverenin işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde, ücret hesabını gösterir işverenin imzasını veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusulayı çalışana vermesi, diğer bir deyişle bildirmesi yasal mevzuat gereğidir. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekmektedir. Böylece, çalışanların bilgilendirilmesi ve haklarını takip edebilmesi sağlanmaktadır.

İşçiye yapılacak bildirimlerin yazılı olması şartını arayan İş Kanunu m. 109 hükmünün ücret bordroları açısından önemi, işçi ile işveren arasındaki uyuşmazlıkların mahkeme önüne taşınması durumunda ispat konusunda ortaya çıkmaktadır. Nitekim, Yargıtay’ın güncel ve yerleşik ihtiyaçlarında, işçinin imzasını taşıyan ücret bordrolarının sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğinde olduğu ve imzalı ücret bordrolarında yer alan kayıtların aksinin ancak ve ancak yazılı bir delille ispat edilebileceği yerleşik olarak kabul edilmektedir.

Yargıtay 9. Hukuk Dairesi’nin 20.04.2022 tarihli ve 2022/4265 E. ve 2022/4866 K. sayılı ve diğer pek çok kararında bu husus; “İşçinin imzasını taşıyan bordro sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğindedir. Bir başka anlatımla bordronun sahteliği ileri sürülüp kanıtlanmadıkça, imzalı bordroda görünen fazla çalışma alacağının ödendiği varsayılır.” şeklinde içtihat edilmektedir.[1]

Böylece, ücret bordroları çalışanın imzasını taşıması halinde işveren lehine kesin delil teşkil etmekte, aksi halde kesin delil olma vasfı ortadan kalkmakta ve aksi işçi tarafından tanık dahil her türlü delil ile ispatlanabilir hale gelmektedir. Yine Yargıtay içtihatları ile kabul edildiği üzere; ücret bordrolarının ihtirazi kayıtsız ve imzalı olması halinde, işçinin bordroda yazılı olandan daha fazla çalışması olduğu iddiasını yazılı delil ile ispatlaması gerekir.

Bununla birlikte, İş Kanunu’nun “Ücret ile ilgili hükümlere aykırılık” başlıklı m. 102/1-(b) hükmü ile; “37’nci maddesine aykırı olarak ücrete ilişkin hesap pusulası düzenlemeyen veya işçi ücretlerinden 38 inci maddeye aykırı olarak ücret kesme cezası veren veya yaptığı ücret kesintisinin sebebini ve hesabını bildirmeyen 52 nci maddedeki belgeyi vermeyen işveren veya işveren vekiline dörtyüzelli Türk Lirası idari para cezası verilir.” denilerek İş Kanunu m. 37 hükmüne aykırı olarak ücret hesap pusulası/ücret bordrosu düzenlenmemesi halinde idari para cezası yaptırımı öngörülmüştür.

4. Ücret Bordrolarının Çalışanlara KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Aracılığıyla Gönderilmesi

a. Delil Niteliği

Kayıtlı elektronik posta (KEP), yasal olarak geçerli ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak tanımlanmaktadır. KEP, bilinen elektronik postaya ilave olarak elektronik postanın; göndericisi görünen kişi/kuruluş tarafından gönderilip gönderilmediği, alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve ne zaman ulaştığı, alıcısı tarafından okunup okunmadığı ve ihtiyaç duyulması halinde elektronik postaya yeniden erişilebilmesi ile ilgili delil hizmetlerini sunan bir sistemdir.

Günümüzde KEP sisteminin kullanımının yaygınlaşmasıyla işverenlerin bu sistem üzerinden bildirim yükümlülüklerini yerine getirip getiremeyecekleri ile ilgili sorular da gündeme gelmektedir. Bu konuda hukukumuzda henüz bir yasal düzenleme bulunmamakla birlikte, görüşümüz ücret bordrolarının çalışanlara KEP aracılığıyla gönderilmesi halinde işverenlerin İş Kanunu m. 109’da öngörülen yazılı bildirim yükümlülüğü ile İş Kanunu m. 37 kapsamında ücret hesap pusulalarının örneğinin işçiye bildirim yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılacağı yönündedir. Ücret bordrolarının dijital ortamda işçilere tebliği uygulaması ile birlikte emek, zaman ve sarftan tasarruf edilebilecektir.

Nitekim, Çalışma Genel Müdürlüğü’nün 13.11.2017 tarihli görüş yazısında, İş Kanunu’nun 37. maddesi ile getirilen ücret hesap pusulası düzenleme ve çalışanlara bir örneğini verme yükümlülüğünün, 25.08.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” kapsamında bir sistem kurularak elektronik ortamda yapılması halinde yerine getirilmiş sayılacağı yönünde görüş bildirilmiştir.

Ücret bordrolarının çalışanlara KEP üzerinden gönderilmesi ile işverenlerin İş Kanunu m. 37’deki yükümlülükleri yerine getirilmiş sayılmakla birlikte, bu şekilde bildirilen ücret bordrolarının delil niteliğinin ne olacağı ise tartışmalıdır. İş Kanunu’nun 109. maddesinde işçilere yapılması öngörülen bildirimlerin yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerektiği düzenlemesinden hareketle, ücret bordrolarının işçilere KEP sistemi üzerinden imza karşılığında gönderiminin yapılıp yapılamayacağına ilişkin olarak yasal mevzuatta herhangi bir düzenleme bulunmaması hukuki sorunları da beraberinde getirmektedir.

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nun 5. maddesinin 1. fıkrasında güvenli elektronik imzanın, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğuracağı düzenlenmektedir. Ayrıca, 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu’nun (“HMK”) 199. maddesi uyarınca elektronik ortamdaki veriler ve bunlara benzer bilgi taşıyıcılar “belge” vasfında kabul edilmekte ve aynı kanunun 205. maddesinin 2. fıkrası uyarınca usulüne göre güvenli elektronik imza ile oluşturulan elektronik veriler, senet hükmündedir. Keza Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’in “Hukuki sonuçlar” başlıklı 15. maddesinin 1. fıkrası uyarınca hizmetlere ilişkin olarak oluşturulan kayıtlar ile KEP delilleri senet hükmünde kabul edilerek aksi ispat edilinceye kadar kesin delil sayılmıştır. Dolayısıyla elektronik ortamda, güvenli elektronik imza ile oluşturulmuş veriler kesin delil niteliğini haiz olmakta ve bu verilerin aksinin ispatı yalnızca başka bir yazılı delil ile mümkün olmaktadır.

Ancak, KEP sisteminin mevcut halinde bir onay mekanizması yer almadığından dolayı ücret bordrolarının işçilere KEP sistemi aracılığıyla gönderilmesi, gönderilen bordrolar çalışan tarafından güvenli elektronik imzayla onaylanmadığı takdirde işbu bordrolara senet niteliği atfedilmesine yeterli olmamaktadır. Dolayısıyla, ücret bordrolarının işçiye yalnızca KEP üzerinden gönderilmesi ile gönderilen bordrolar işçi tarafından imzalı bordro niteliğini kazanmamakta ve bu bordrolar kesin delil özelliğini taşımamaktadır.

Bu noktada, işveren tarafından KEP üzerinden gönderilen ücret bordrolarının işçi tarafından güvenli elektronik imza ile onaylanabileceği bir sistem kurulması halinde söz konusu bordroların işçi tarafından ıslak imzalı bordrolar ile eşdeğer niteliğe haiz olacağı, HMK m. 199 uyarınca “belge” vasfında kabul edilebileceği ve HMK m. 205 anlamında “adi senet” olarak nitelendirilebileceği kanaatindeyiz. Ancak mevcut durumda, ücret bordolarının yalnızca işveren tarafından KEP aracığıyla işçilere gönderilmesi halinde olası bir uyuşmazlıkta, bu bordrolardaki tutarların işverence banka aracığıyla yapılan ödemelerle de örtüştüğü durumlarda işbu elektronik verilerin belge vasfında olmaları sebebiyle senetle ispat kuralı bulunan hallerde HMK m. 202 uyarınca delil başlangıcı niteliğini haiz olacağı kanaatindeyiz.

b. İşyerinde Ücret Bordrolarının İşçilere Tebliğinde KEP Uygulamasına Geçilmesi

KEP sistemine ilişkin herhangi bir zorunluluk bulunmamakla birlikte, 7102 sayılı Tebligat Kanunu’nun m. 7/A hükmüne dayanılarak hazırlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliği’nin “Tebligatın elektronik yolla yapılması zorunlu olanlar” başlıklı 5. maddesi kapsamında sayılan gerçek ve tüzel kişilere elektronik yolla tebligat yapılması zorunlu kılınmıştır. Bu madde kapsamı dışındaki gerçek kişiler ve diğer tüzel kişiler elektronik tebligattan isteğe bağlı olarak yararlanmaktadır. Bununla birlikte, KEP sisteminden gönderici olarak yararlanacak olanların e-imza sahibi olması şartı aranırken; sistemi alıcı olarak kullanacak olanların e-imza sahibi olma zorunluluğu bulunmamaktadır.

Güncel mevzuat çerçevesinde, işçiler bakımından KEP sistemi kullanma veya güvenli elektronik imza edinme yönünde yasal bir zorunluluk bulunmamaktadır. Bu noktada işverenin yönetim hakkı çerçevesinde işçilere KEP adresi ve güvenli elektronik imza edinme yönünde zorunluluk getirme yetkisinin olup olmayacağı tartışma konusu olmuştur. Bizim de katıldığımız görüşe göre; işçilerin yazılı muvafakati alınmadan işyerinde KEP adresi ve güvenli elektronik imza edinmeye ilişkin bir zorunluluk getirilemeyeceği, keza işçilerin bu değişikliği kabul etmemesi sebebiyle iş akdinin geçerli/haklı nedenle feshedilemeyeceği kabul edilmektedir.

İşyerinde ücret hesap pusulaları/ücret bordrolarının işçilere KEP adresi üzerinden tebliği uygulamasının hukuken geçerli kabul edilmesi, ıslak imzalı ücret bordrolarına tanınan kesin delil vasfı ile hukuki sonuçlarından aynı şekilde yararlandırılması ve İş Kanunu’nda öngörülen şekilde ücret hesap pusulası düzenlememesine bağlanan idari para cezası yaptırımından kaçınılması bakımından aşağıdaki adımların izlenmesi gerektiği kanaatindeyiz:

• Yeni işe başlayan işçiler ile akdedilen iş sözleşmelerine ücret bordrolarının KEP üzerinden bildirilmesi ve güvenli elektronik imza ile imzalanması uygulamasına rızalarının bulunduğuna ilişkin hüküm eklenmesi,
• İş sözleşmesi devam eden işçilerden ücret bordrolarının KEP üzerinden bildirilmesi ve güvenli elektronik imza ile imzalanması uygulamasına rızalarının bulunduğuna ilişkin yazılı muvafakat alınması yahut ek protokol akdedilmesi,
• Her iki senaryoda da işçilerden alınacak yazılı rıza kapsamında uygulamaya ilişkin detaylara yer verilmeli; işçiye ücret hesap pusulası /ücret bordrosunun KEP adresi aracılığıyla gönderileceği, bildirimlerin kaç gün içinde okunması ve bildirimlere kaç gün içinde itiraz edilmesi gerektiği, belirlenen süre içerisinde itiraz edilmediği takdirde ücret bordrolarının içeriğinin kesinleşmiş kabul edileceğini taahhüdü, KEP adresinin kullanımı ile gönderilen belgelerin elektronik ortamda imzalanması ve ihtirazi kayıt konulması işlemleri hakkında işçilere eğitimlerin verilmesi ve bu eğitimlerin verildiğinin belgelenmesi ve işbu belgelerin özlük dosyasında saklanması, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hükümlerine göre gerekli tedbirlerin alınması gerekmektedir.
• Son olarak çalışma koşullarında esaslı değişiklik kabul edilmemesi adına tüm işçilerin KEP adresi ve güvenli elektronik imza edinmesi için gerekli masrafların işveren tarafından karşılanması gerekecektir.

5. Sonuç ve Öneriler

İş Kanunu’nun 37. ve 109. maddeleri uyarınca işverenin işçiyi bilgilendirme yükümlülüğü kapsamında ücret bordrolarının yazılı olarak ve imza karşılığında işçiye verilmesi zorunludur. Bu bordroların KEP üzerinden işçilere gönderilmesi ile işveren İş Kanunu’nda düzenlenen yükümlülüğünü yerine getirmiş sayılmakla birlikte gönderilen bordroların işçi tarafından imzalanamaması ise bu bordroların delil niteliğinin ne olacağı konusunda tartışmalara neden olmaktadır. Ücret bordolarının yalnızca işveren tarafından KEP aracığıyla işçilere gönderilmesi halinde işçi tarafından onaylanmasını sağlayacak bir sistem bulunmaması nedeniyle, şayet KEP üzerinden gönderilen ücret bordrolarının işçi tarafından güvenli elektronik imza ile onaylanabileceği bir sistem kurulması halinde söz konusu bordroların işçi tarafından ıslak imzalı bordrolar ile eşdeğer niteliğe haiz olabileceği, HMK m. 199 uyarınca “belge” vasfında kabul edilebileceği ve HMK m. 205 anlamında “adi senet” olarak nitelendirilebileceği, ancak ücret bordolarının yalnızca işveren tarafından KEP aracığıyla işçilere gönderilmesi ve işçiler tarafından güvenli elektronik imza ile imzalanmaması halinde olası bir uyuşmazlıkta, bu bordrolardaki tutarların işverence banka aracığıyla yapılan ödemelerle de örtüştüğü durumlarda işbu elektronik verilerin belge vasfında olmaları sebebiyle senetle ispat kuralı bulunan hallerde HMK m. 202 uyarınca delil başlangıcı niteliğini haiz olacağı kanaatindeyiz. Söz konusu KEP adresi kullanımı ve güvenli elektronik imza ile imzalanması uygulamasına hukuken geçerli bir şekilde geçilebilmesi için yeni işe başlayacak işçilerle akdedilecek sözleşmelerde KEP ve güvenli elektronik imza uygulamasına rızalarının bulunduğuna ilişkin hüküm eklenmeli, iş ilişkisi devam eden işçiler ile bu hususta yazılı muvafakat alınmalı veya ek protokol akdedilmelidir. Her iki durumda da işçilerden alınacak yazılı rıza kapsamında; uygulamanın detaylarına ve sonuçlarına ilişkin hükümlere yer verilmeli, gerekli önlemler alınarak işçilerin uygulamaya dair bilgilendirildiğine ve kabulünün bulunduğuna ilişkin taahhüt alınmalıdır, belirttiğimiz hususlar bakımından konunun tartışmalı olduğunu belirtmekte fayda bulunmaktadır.

Konunun genel hatlarını açıkladığımız yazımızın ilgililere faydalı olmasını dileriz.